Zo richt je een zakelijke pc in voor meerdere gebruikers

Eén computer kan door meerdere medewerkers worden gebruikt. Dat is bijvoorbeeld handig bij een flexplek, receptie, werkplaats of gedeelde kantoorruimte. Maar een gedeelde computer vraagt wel om een goede inrichting.

Iedere gebruiker moet toegang hebben tot de juiste omgeving, zonder dat instellingen en gegevens van andere gebruikers zomaar beschikbaar zijn.

Begin met afzonderlijke gebruikersaccounts

De belangrijkste stap is het gebruik van persoonlijke gebruikersaccounts.

Iedere medewerker logt in met zijn of haar eigen account. Daardoor kunnen persoonlijke instellingen, toegangsrechten en bestanden van elkaar worden gescheiden.

Het is daarom meestal geen goed idee om één algemeen account met hetzelfde wachtwoord door meerdere medewerkers te laten gebruiken.

Geef gebruikers niet meer rechten dan nodig

Een gebruiker heeft voor dagelijkse werkzaamheden meestal geen beheerdersrechten nodig.

Door gewone medewerkers als standaardgebruiker in te stellen, wordt het moeilijker om onbedoeld belangrijke systeeminstellingen te wijzigen of ongewenste software te installeren.

Beheerdersrechten kunnen worden gereserveerd voor medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de computer.

Installeer alleen de benodigde software

Een gedeelde computer kan snel vol komen te staan met programma’s die verschillende gebruikers ooit nodig hadden.

Maak daarom vooraf duidelijk welke software noodzakelijk is. Installeer alleen programma’s die daadwerkelijk binnen de werkomgeving worden gebruikt.

Dat maakt de computer overzichtelijker en kan het beheer eenvoudiger maken.

Zorg voor een consistente werkomgeving

Bij meerdere gebruikers is het prettig wanneer de basisomgeving voor iedereen hetzelfde is.

Denk aan:

• dezelfde zakelijke applicaties;
• dezelfde beveiligingsinstellingen;
• automatische updates;
• een vaste browserconfiguratie;
• toegang tot gedeelde bedrijfsapplicaties;
• en duidelijke opslaglocaties voor bedrijfsbestanden.

Persoonlijke voorkeuren kunnen vervolgens binnen het eigen gebruikersprofiel worden opgeslagen.

Let op lokale opslag

Een belangrijk aandachtspunt bij gedeelde computers is lokale opslag.

Wanneer gebruikers bestanden op het bureaublad of in lokale mappen bewaren, kunnen deze gegevens op de computer achterblijven nadat iemand uitlogt.

Voor organisaties is het daarom verstandig om duidelijke afspraken te maken over waar bestanden worden opgeslagen. Cloudopslag of centrale bedrijfsopslag kan hierbij een rol spelen.

Vergeet updates en beveiliging niet

Een gedeelde pc wordt door meerdere mensen gebruikt en moet daarom goed worden onderhouden.

Besturingssysteem, browsers en zakelijke software moeten regelmatig worden bijgewerkt. Ook antivirus- en beveiligingsmaatregelen moeten actief blijven.

Daarnaast is het verstandig om regelmatig te controleren of gebruikersaccounts nog nodig zijn.

Wanneer is een gedeelde pc interessant?

Een gedeelde computer kan een goede oplossing zijn wanneer niet iedere medewerker een eigen vaste werkplek nodig heeft.

Denk bijvoorbeeld aan:

• flexibele werkplekken;
• vergaderruimtes;
• magazijnen;
• recepties;
• tijdelijke medewerkers;
• trainingsruimtes;
• en ploegendiensten.

De computer kan hierdoor efficiënter worden benut.