TCO-berekening: refurbished vs. nieuw over een periode van 3 jaar

Waarom aanschafprijs een misleidende vergelijkingsbasis is

Wanneer organisaties de keuze maken tussen refurbished en nieuwe hardware, wordt de vergelijking vaak teruggebracht tot de aanschafprijs. Refurbished is goedkoper, dus refurbished wint. Of: refurbished is goedkoper, maar we weten niet wat de kwaliteit is, dus we kiezen voor nieuw.

Beide redeneringen zijn onvolledig. De werkelijke kosten van hardware worden pas zichtbaar over de volledige gebruiksperiode. Aanschafprijs is slechts één kostenpost. Total cost of ownership, afgekort TCO, omvat alle kosten die samenhangen met de aanschaf, het gebruik, het onderhoud en de vervanging van hardware over een vastgestelde periode.

In dit artikel werken we een TCO-vergelijking uit over drie jaar, de meest gehanteerde vervangingscyclus in zakelijke omgevingen.

Een volledige TCO-berekening voor zakelijke hardware omvat de volgende kostenposten.

De kostenposten in een TCO-berekening

Aanschafprijs: De initiële inkoopprijs exclusief btw.

Garantiekosten: De kosten van garantie na de standaardperiode, of de kosten van een garantieverlenging.

Reparatie- en onderhoudskosten: De verwachte kosten voor reparaties buiten garantie, inclusief arbeidskosten van de IT-afdeling.

Beheerskosten: De tijd die IT besteedt aan configuratie, uitrol, updates en ondersteuning per apparaat.

Restwaarde: De geschatte waarde van het apparaat aan het einde van de gebruiksperiode, die in mindering kan worden gebracht op de totale kosten.

Productiviteitsverlies: De kosten van uitval, vervangende hardware of wachttijd bij defecten. Dit is de meest lastig te kwantificeren post, maar in de praktijk een van de meest impactvolle.

Het rekenmodel: een concreet voorbeeld

We vergelijken twee scenario’s voor de inkoop van tien zakelijke laptops voor een kantooromgeving met standaard gebruik, zoals Office-applicaties, Teams en een webbrowser.

Scenario A: Nieuwe laptops

Aanschafprijs per laptop: 900 euro exclusief btw. Totale aanschaf voor tien stuks: 9.000 euro.

Garantie: twee jaar fabrieksgarantie inbegrepen. Garantieverlenging naar drie jaar: 75 euro per laptop, totaal 750 euro.

Verwachte reparatiekosten in jaar drie buiten garantie: gemiddeld 50 euro per laptop voor kleine defecten, totaal 500 euro.

Beheerskosten: gelijk aan refurbished, omdat beide opties via Autopilot worden uitgerold en via Intune worden beheerd.

Restwaarde na drie jaar: gemiddeld 150 euro per laptop bij doorverkoop, totaal 1.500 euro.

Totale TCO over drie jaar: 9.000 plus 750 plus 500 minus 1.500 is gelijk aan 8.750 euro voor tien laptops, ofwel 875 euro per laptop.

Scenario B: Refurbished laptops

Aanschafprijs per laptop: 375 euro exclusief btw voor een HP EliteBook 840 G8. Totale aanschaf voor tien stuks: 3.750 euro.

Garantie: één jaar inbegrepen. Garantieverlenging naar twee jaar: 42,50 euro per laptop, totaal 425 euro. Voor het derde jaar geen garantie, maar met een reservering voor eventuele reparaties.

Verwachte reparatiekosten in jaar twee en drie: gemiddeld 75 euro per laptop over de gehele periode, totaal 750 euro. Dit is een conservatieve schatting die rekening houdt met het feit dat de hardware bij aanschaf al een gebruikshistorie heeft.

Beheerskosten: gelijk aan nieuw.

Restwaarde na drie jaar: gemiddeld 50 euro per laptop bij doorverkoop, totaal 500 euro.

Totale TCO over drie jaar: 3.750 plus 425 plus 750 minus 500 is gelijk aan 4.425 euro voor tien laptops, ofwel 442,50 euro per laptop.

Wat zegt de vergelijking?

Het verschil in TCO over drie jaar bedraagt in dit voorbeeld 4.325 euro voor tien laptops. Dat is een besparing van bijna 50 procent ten opzichte van nieuwe hardware, zelfs wanneer hogere reparatiekosten en een lagere restwaarde voor refurbished hardware worden meegenomen.

Belangrijk om te benadrukken is dat dit rekenmodel uitgaat van zakelijke refurbished hardware van een betrouwbare leverancier met garantie, technische controle en zakelijke productlijnen. Goedkope consumentenapparaten of hardware zonder garantie veranderen de uitkomst van deze berekening aanzienlijk.

Wanneer kantelt de berekening?

Er zijn situaties waarin het TCO-voordeel van refurbished kleiner wordt of wegvalt.

Bij zeer zware gebruiksprofielen: Voor medewerkers die continu op maximale capaciteit werken, zoals developers of grafisch ontwerpers, is de kans op slijtage bij refurbished hardware groter. De verwachte reparatiekosten liggen dan hoger, wat het voordeel verkleint.

Bij lange garantieverplichtingen: Organisaties die vanuit beleid of aanbesteding drie jaar volledige garantie vereisen, betalen meer voor garantieverlenging op refurbished hardware. Dat verkleint het financiële voordeel, maar heft het in de meeste gevallen niet volledig op.

Bij zeer kleine aantallen: Bij de aanschaf van één of twee apparaten is het TCO-verschil in absolute euro’s kleiner en wegen administratieve lasten zwaarder. Bij grotere aantallen wordt het voordeel pas echt zichtbaar.

TCO als beslissingsinstrument

Een TCO-berekening is geen exacte wetenschap. De uitkomst is afhankelijk van aannames over reparatiefrequentie, restwaarde en gebruiksduur die per organisatie verschillen. Maar als beslissingsinstrument maakt TCO de vergelijking tussen refurbished en nieuw objectiever dan een puur op aanschafprijs gebaseerde afweging.

Voor organisaties die structureel meerdere werkplekken inrichten of vervangen, is een TCO-model een waardevol hulpmiddel om de businesscase voor refurbished hardware intern te onderbouwen.

Bij PC Magazijn leveren wij zakelijke refurbished laptops en desktops van HP, Dell en Lenovo met garantie en technische controle. Wilt u een offerte voor een grotere afname of hulp bij het opstellen van een TCO-berekening voor uw specifieke situatie? Neem contact met ons op.